Privacyverklaring

Uw privacy, onze zorg

De Medemens met maatschappelijke zetel te Lokkaardstraat 10, 2018 Antwerpen en ondernemingsnummer BE0428.692.191 engageert zich ertoe zorgvuldig om te gaan met uw privacy en persoonsgegevens. De Medemens houdt zich, in de hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking, in het kader van het aanbieden van gezondheids- en welzijnszorg bezig met de bescherming van persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden verwerkt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

Voor de toepassing van deze privacyverklaring worden de begrippen zoals “verwerken”, “verwerker”, “verwerkingsverantwoordelijke” of “persoonsgegevens” geïnterpreteerd conform de toepasselijke Privacywetgeving.

Deze privacyverklaring is laatst aangepast op 07/03/2025.

Toepassingsgebied 

Deze privacyverklaring is van toepassing in alle voorzieningen van vzw De Medemens en heeft betrekking op de verwerkingen van persoonsgegevens van bewoners, cliënten, minderjarigen, vrijwilligers, medewerkers, sollicitanten en bezoekers. De Medemens verwerkt uw persoonsgegevens in het kader van: zorg, administratie, sociale dienstverlening, klachtenregistratie, personeelsadministratie, sollicitatieprocedures, vrijwilligerswerking, camerabewaking, website, wifi-netwerk.

Overzicht van de verwerking van persoonsgegevens door De Medemens in het kader van ouderenzorg

De Medemens heeft woonzorgcentra waar de zorg en het welzijn van de bewoners vooropstaan. Om goede en persoonlijke zorg te bieden, is het verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk, uiteraard met respect voor de privacy en volgens de geldende regels. 

Welke gegevens verzamelt De Medemens over u in het kader van de zorg?

• Identificatiegegevens; 

• Contactgegevens; 

• Rijksregisternummer; 

• Persoonlijke kenmerken; 

• Gezondheidsgegevens; 

• Psychische gegevens; 

• Gegevens met betrekking tot de zorg; 

• Financiële gegevens; 

• Sociale gegevens; 

• Eventueel gegevens van je familieleden, naasten en/of wettelijk vertegenwoordiger; 

• Eventueel foto’s, indien u hiervoor toestemming heeft gegeven. 

Waarom verzamelen we deze gegevens over u? 

De Medemens is wettelijk verplicht om een bewonersdossier bij te houden. Daarnaast worden uw gegevens verwerkt voor volgende doeleinden: 

• Het opstellen van een administratief dossier in het kader van vaste opname, wachtlijstbeheer, etc.; 

• Het verstrekken van informatie aan de bewoner (bv. zorginformatie door zorgverleners, maandblad, etc.); 

• Het verstrekken en organiseren van verpleegkundige en paramedische zorgen, hierbij inbegrepen de bestelling van de benodigde medicijnen (bv. toedienen van medicatie, kinesitherapie, pedicure, palliatieve dienstverlening, etc.); 

• Het faciliteren van verwijzingen omwille van nood aan specifieke zorgverlening (bv. een revalidatiecentrum); 

• Het verstrekken van gegevens aan externe partijen en overheid (bv. het OCMW, mutualiteiten, het RIZIV, Zorgkas, Vlaams BelRAI platform, etc.); 

• Het opmaken en bezorgen van een correcte factuur. 

Worden deze gegevens met anderen gedeeld? 

Opdat de hierboven beschreven doeleinden kunnen worden gerealiseerd, worden uw persoonsgegevens in bepaalde gevallen doorgegeven aan andere organisaties/entiteiten.  

Volgende organisaties ontvangen uw persoonsgegevens: 

• Leveranciers van het elektronisch bewonersdossier; 

• Externe zorgverleners; 

• Inspectie- en overheidsdiensten; 

• Sociale zekerheidsinstanties; 

• Mutualiteiten en zorgkassen; 

• Verzekeraars; 

• Politiediensten; 

• Derden die De Medemens bijstaan in het kader van rechtsvorderingen.  

Hoelang bewaren we deze gegevens? 

De Medemens neemt passende maatregelen opdat uw persoonsgegevens niet langer worden bijgehouden dan nodig voor de vooropgestelde doeleinden te bereiken of zoals vereist is in het kader van een contract of toepasselijke wet.  

Hierdoor krijgen onderstaande categorieën standaard volgende bewaartermijnen toegekend: 

• 5 jaar na het beëindigen van de hulp- en dienstverlening aan de bewoner voor bewonersgegevens; 

• 7 jaar voor facturatiegegevens uit de patiëntenbestanden die dienen als boekhoudkundig verantwoordingsstuk en voor duplicaten van de getuigschriften voor verstrekte hulp, van de individuele factuur en van de verzamelfactuur; 

• 1 jaar voor de afgehandelde dossiers van de ombudsdienst. 

Indien de bewaartermijn verstreken is, worden de betreffende persoonsgegevens uit de bestanden verwijderd en vernietigd, binnen een termijn van één jaar. 

Medische gegevens worden na het vertrek of overlijden van de bewoner aan de huisarts bezorgd en dienen 30 jaar te worden bijgehouden.

Overzicht van de verwerking van persoonsgegevens door De Medemens in het kader van het kinderdagverblijf 

De Medemens heeft kinderdagverblijven waar de zorg en het welzijn van het kind vooropstaan. Om goede en persoonlijke zorg te bieden, is het verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk, uiteraard met respect voor de privacy en volgens de geldende regels. 

Welke gegevens verzamelt De Medemens over u en uw kind? 

• Identificatiegegevens; 

• Contactgegevens; 

• Rijksregisternummer; 

• Persoonlijke eigenschappen; 

• Informatie over levensstijl; 

• Gezondheidsgegevens; 

• Financiële gegevens. 

Waarom verzamelen we deze gegevens over u? 

Uw gegevens worden verzameld voor volgende doeleinden: 

• Het opstellen van een administratief dossier; 

• Het beheren van wachtlijsten; 

• Het opstellen en beheren van de facturatie van de diensten; 

• Het verstrekken van informatie aan de wettelijk vertegenwoordiger; 

• Het verstrekken van gegevens aan externe partijen. 

De verwerking van uw persoonsgegevens zijn gebaseerd op het bestaan van een geldige overeenkomst, een wettelijke basis of uw toestemming. 

Worden deze gegevens met anderen gedeeld? 

Opdat de hierboven beschreven doeleinden kunnen worden gerealiseerd, worden uw persoonsgegevens in bepaalde gevallen doorgegeven aan andere organisaties/entiteiten.  

Volgende organisaties ontvangen uw persoonsgegevens: 

• Verzekeraars; 

• Inspectiediensten: 

• Politiediensten. 

Hoelang bewaren we deze gegevens? 

De Medemens neemt passende maatregelen opdat uw persoonsgegevens niet langer worden bijgehouden dan nodig voor de vooropgestelde doeleinden te bereiken of zoals vereist is in het kader van een contract of toepasselijke wet.  

Uw persoonsgegevens worden 5 jaar bijgehouden na beëindiging van de dienstverlening. 

Facturatiegegevens worden 7 jaar bijgehouden in het kader van boekhoudkundige verantwoordingsstukken.  

Wanneer bovenvermelde bewaartermijnen zijn verstreken, worden de desbetreffende persoonsgegevens verwijderd en vernietigd binnen een termijn van één jaar.

Overzicht van de verwerking van persoonsgegevens door De Medemens met betrekking tot haar personeel

De Medemens hecht veel waarde aan een veilige en prettige werkomgeving voor al haar medewerkers. Voor een goed en zorgvuldig personeelsbeleid is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken. Dit gebeurt met respect voor privacy en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. 

Welke gegevens verzamelt De Medemens over haar medewerkers?

• Identificatiegegevens; 

• Contactgegevens; 

• Persoonlijke kenmerken; 

• Opleidingsgegevens; 

• CV; 

• Foto’s; 

• Financiële gegevens; 

• Sociale gegevens; 

• Professionele gegevens; 

• Rijksregisternummer; 

• Prestaties; 

• Gezondheidsgegevens; 

• Bevestiging van de inzage van een blanco uittreksel van het strafregister. 

Waarom verzamelen we deze gegevens over u?

Uw gegevens worden verzameld voor volgende doeleinden: 

• Werving en selectie; 

• Aangaan en onderhouden van een arbeidsovereenkomst/vrijwilligersovereenkomst/stageovereenkomst; 

• Beheer van de werkplanning; 

• Organiseren van evenementen; 

• Plannen van aanvullende opleidingen; 

• Behouden van een werkreserve; 

• Opvolgen van de loopbaan. 

De verwerking van uw persoonsgegevens wordt gerechtvaardigd op basis van het bestaan van de arbeidsovereenkomst, stageovereenkomst of vrijwilligersovereenkomst tussen de desbetreffende medewerker en De Medemens en anderzijds, de noodzakelijkheid tot het nakomen van wettelijke verplichtingen die ten hoofde van De Medemens rusten (bv. in het kader van de sociale zekerheid) en de door u verleende toestemming. 

Worden deze gegevens met anderen gedeeld? 

Opdat de hierboven beschreven doeleinden kunnen worden gerealiseerd, worden uw persoonsgegevens in bepaalde gevallen doorgegeven aan andere organisaties/entiteiten.  

Volgende organisaties ontvangen uw persoonsgegevens: 

• Externe dienstverlener van medisch toezicht; 

• Externe preventiedienst; 

• Verzekeraars; 

• Sociaal secretariaat; 

• Softwareleveranciers; 

• Overheidsinstanties; 

• Opleidingsinstellingen; 

• Rekruteringsbedrijven; 

• Politiediensten.  

Hoelang bewaren we deze gegevens? 

De Medemens neemt passende maatregelen opdat uw persoonsgegevens niet langer worden bijgehouden dan nodig voor de vooropgestelde doeleinden te bereiken of zoals vereist is in het kader van een contract of toepasselijke wet.  

Uw personeelsdossier wordt gedurende een termijn van tien jaar bewaard, te rekenen vanaf de datum van beëindiging van uw dienstverband. 

Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens? 

• Recht van inzage 

U heeft steeds recht op inzage tot de persoonsgegevens die u aan De Medemens heeft verstrekt. U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens we van u hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen.  

• Recht op rectificatie 

U heeft steeds het recht om persoonsgegevens die niet meer accuraat zijn, te laten wijzigen, of persoonsgegevens die onvolledig zijn, te laten aanvullen.  

• Recht op beperking van de verwerking 

Indien de juistheid van uw gegevens wordt betwist, heeft u het recht om te vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk stop te zetten gedurende de periode die De Medemens nodig heeft om de juistheid van uw persoonsgegevens te controleren. Indien blijkt dat uw persoonsgegevens incorrect zijn, worden deze aangepast en wordt u hiervan op de hoogte gesteld.  

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens 

Uw gegevens kunnen in gestructureerde, gangbare en digitale vorm verstrekt worden, al dan niet ter overdracht naar andere verwerkingsverantwoordelijken.  

• Recht van bezwaar 

U heeft het recht bezwaar te maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens.  

• Recht tot intrekking toestemming 

In het kader van de verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor u uw toestemming heeft gegeven, kan u deze toestemming te allen tijde intrekken. Deze intrekking doet geen afbreuk aan de verwerkingen die voorheen de intrekking plaatsvonden.  

• Recht op gegevenswissing 

• Recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit 

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

De Medemens neemt passende maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens niet langer worden bijgehouden dan nodig voor de vooropgestelde doeleinden of zoals vereist in het kader van de Toepasselijke Privacywetgeving. De bewaartermijnen worden per doeleinde gespecifieerd. 

De Medemens erkent haar verantwoordelijkheid om een passend beveiligingsniveau te voorzien omtrent de persoonsgegevens. De Medemens neemt verschillende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, bekendmaking, wijziging of vernietiging.  

De Medemens geeft uw persoonsgegevens niet door aan andere partijen de bovenstaande de per afdeling gespecifieerde doorgiften. De Medemens verkoopt uw persoonsgegevens niet. 

Cookies 

De Medemens bezit verschillende websites waarop u informatie over de dienstverlening van De Medemens kan terugvinden. Het gebruik van cookies maakt het mogelijk om uw webbrowser te herkennen. Hierdoor hoeft de bezoeker niet steeds opnieuw gegevens in te voeren, voorkeuren aan te geven, of instellingen aan te passen.  

Indien u dergelijke website bezoekt, verwerken wij gegevens aan de hand van volgende cookies: 

• Functionele cookies 

Deze zijn nodig voor een goede werking van de website. Door het hanteren van functionele cookies kan u snel en correct de gewenste informatie zien wanneer u de website bezoekt. Voor het plaatsen van functionele cookies dient er geen toestemming te worden gevraagd. 

• Analytische cookies 

Deze zijn nodig om te analyseren hoe onze website wordt gebruikt. Gegevens die aan de hand van analytische cookies worden verkregen zijn: hoe vaak de website wordt bezocht, op welke pagina u op onze website aankomt, op welke pagina’s het meest wordt geklikt, etc. Deze cookies worden met Google gedeeld. 

• Sociale media plug-in cookies 

Deze zijn nodig om sociale media content op onze website te kunnen vertonen. Voor het plaatsen van deze cookies vragen wij uw toestemming.  

Analytische en sociale media plug-in cookies kunnen geweigerd worden. Als u wil weten welke cookies op uw toestel zijn geplaatst of als u deze wenst te verwijderen, kan u dit via de instellingen in uw browser regelen. De links hieronder geven meer uitleg over hoe je dit kan doen: 

• Firefox: https://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-verwijderen-gegevens-wissen-websites-opgeslagen 

• Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=nl 

• Safari: https://support.apple.com/kb/ph21411?locale=nl_NL 

• Internet explorer: https://support.microsoft.com/nl-be/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies 

Vragen of klachten? 

Bij vragen over de inhoud van de bovenstaande bepalingen, vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of bij vragen over het uitoefenen van uw rechten omtrent uw eigen persoonsgegevens die De Medemens verwerkt, kan u contact opnemen via dpo@demedemens.be . 

Wijzigingen

De Medemens behoudt zich het recht om de Privacyverklaring periodiek te herzien indien dit door omstandigheden is vereist. De datum die bovenaan wordt aangegeven, is de datum van de meest recente wijziging.