Privacyverklaring

Jouw privacy, onze zorg

De Medemens wil toonaangevend zijn in het aanbieden van gezondheids- en welzijnszorg. Om kwaliteitsvolle dienstverlening aan te bieden verwerken we persoonsgegevens van onze cliënten. Hierbij hebben we bijzondere aandacht voor de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer. In de eerste plaats willen we u zo goed mogelijk inlichten waarvoor we uw persoonsgegevens gebruiken en welke rechten u kan uitoefenen.

Toepassingsgebied

Dit reglement is van toepassing in elk van de 16 woonzorgvoorzieningen en 6 kinderdagverblijven van vzw De Medemens en heeft betrekking op de verwerkingen van persoonsgegevens van cliënten, vrijwilligers, personeel, sollicitanten en bezoekers.

We onderscheiden in ons privacybeleid de volgende hoofdstukken:

• Cliëntenzorg

• Cliëntenadministratie

• Sociale dienstverlening  

• Klachtenregistratie

• Medewerkers

• Sollicitanten

• Vrijwilligers

• Camerabewaking

• Website

• Wifi-netwerk

Volgende basisprincipes hanteren we in de omgang met uw persoonsgegevens:

• De gegevens die we van cliënten verzamelen zijn bedoeld om kwaliteitsvolle zorg- en dienstverlening aan te bieden. We zullen telkens duidelijk en transparant toelichten waarvoor we de persoonsgegevens aanwenden.

• We bewaren alleen die gegevens die we nodig hebben om onze dienstverlening mogelijk te maken.

• We streven ernaar uw gegevens nauwkeurig en correct te verwerken.

• We bewaken de bewaartermijn van uw gegevens, zodat we ze niet langer dan noodzakelijk bewaren.

• De Medemens neemt maatregelen die ervoor zorgen dat uw gegevens worden beschermd tegen toegang voor onbevoegden, verlies of vernietiging.

• Onze verantwoordelijkheid over uw persoonsgegevens dragen we uit naar iedereen die ermee in aanraking komt.

De Medemens is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. 

Indien u meer uitleg wenst over de wijze waarop De Medemens uw persoonsgegevens verwerkt of wanneer u vindt dat De Medemens uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens niet of niet op de juiste wijze respecteert, kan u steeds terecht bij de functionaris voor de gegevensbescherming (dpo@demedemens.be). De functionaris voor gegevensbescherming zal desgevallend De Medemens aanspreken om de klacht te behandelen en de nodige maatregelen te treffen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be). 

Opgelet voor wettelijke beperkingen bij het uitoefenen van uw rechten:

Elke cliënt van wie De Medemens gegevens verwerkt heeft per definitie rechten die ervoor zorgen dat hij/zij deze gegevens kan inkijken, een kopij ervan kan ontvangen, een vraag tot verbetering van deze gegevens kan stellen enz. Deze rechten kunnen beperkt worden door specifieke regelgeving die op de verwerking van toepassing is. Daarom zal De Medemens bij elke vraag om een recht uit te oefenen eerst het wettelijk kader aftoetsen. Indien we volgens deze rechten uw gevraagd recht, bijvoorbeeld het recht op inzage niet (zomaar) kunnen uitvoeren, zullen we u dit gemotiveerd laten weten.

Cliëntenzorg

Cliëntenzorg is het geheel van activiteiten met het doel een kwaliteitsvolle klantgerichte dienstverlening te verzekeren waarbij het welzijn van de cliënten (autonomie, participatie, waardigheid en integriteit) en het creëren van een warme veilige thuis prioritair zijn.

Binnen de voorzieningen van De Medemens kunnen dagelijks meer dan 2250 cliënten een huiselijke en veilige leef-, woon- en zorgomgeving ervaren.

Het is van essentieel belang dat we over de correcte persoonsgegevens beschikken om op kwalitatieve wijze zorg te verlenen.

Specificering
Welke gegevens verzamelen we over u in het kader van cliëntenzorg?

• Identificatie- en contactgegevens (en in voorkomend geval de identificatiegegevens van uw wettelijke vertegenwoordiger);

• Gegevens over uw verzekerbaarheid, waaronder gegevens over uw ziekenfonds en zorgkas;

• Uw Rijksregisternummer of INSZ-nummer;

• Persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, burgerlijke staat, taal …);

• Gegevens over uw gezondheid en leefgewoonten, inclusief gegevens over uw medicatie;

• Psychische gegevens;

• Gegevens met betrekking tot de zorg en tijdsbesteding;

• De BELRAI-inschaling: BelRAI (De Medemens is wettelijk verplicht de zorgzwaarte van alle cliënten binnen de 8 weken na start verblijf in kaart te brengen en regelmatig te herevalueren. (omschreven in artikel 28 van Bijlage 11 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 28 juni 2019 betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers).

• Gegevens over uw gezins- en familieleden en andere contactpersonen, enkel indien dit relevant is voor de zorgverlening;

• Contactgegevens van uw huisarts;

• Gegevens over opleiding en vorming indien dit relevant is voor de zorgverlening;

• Geluids- of beeldopnamen indien dit noodzakelijk is voor de zorgverlening.

Waarom verzamelen we deze gegevens?

Zoals elke woonzorgvoorziening is De Medemens wettelijk verplicht om een cliëntendossier bij te houden over de cliënt. We verzamelen de gegevens die noodzakelijk zijn om u adequate en kwaliteitsvolle zorg te kunnen verstrekken. 

Gegevens over uw gezondheid worden specifiek bewaard omdat dit noodzakelijk is om gezondheidszorg te kunnen verlenen.

Worden deze gegevens met anderen gedeeld?

Binnen De Medemens worden uw gegevens opgenomen in het elektronisch cliëntendossier. Het cliëntendossier of delen ervan kunnen worden geraadpleegd door de medewerkers van De Medemens voor wie inzage noodzakelijk is om u de nodige zorg- of dienstverlening te kunnen bieden. De toegang is beperkt tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor uitvoering van de opdracht van de medewerker. 

De persoonsgegevens die we van en over u hebben vallen in principe onder het beroepsgeheim.

We delen uw gegevens met anderen buiten De Medemens enkel :

·         indien dit nodig is voor een goede zorgverlening (bv. met andere zorgverleners, zoals uw huisarts, de apotheker, …), of 

·         indien dit nodig is bij een ziekenhuisopname of ambulante behandeling, of 

·         indien we daartoe op basis van regelgeving of rechtspraak verplicht zijn (bv. met de overheid, het ziekenfonds, zorgkas, Zorginspectie,…) De inschaling via BELRAI-LTCF en/of BelRAI screener dient verplicht in de Vlaamse BelRAI-applicatie te worden opgeladen.

·         De gegevens van de BelRAI screener worden vanuit de Vlaamse BelRAI-applicatie automatisch verstuurd naar de zorgkas van de cliënt op basis waarvan de zorgkas de rechten op de zorgbudgetten in kader van de Vlaamse Sociale Bescherming controleert. (klik hier voor meer info), of

·         indien dit nodig is voor de bescherming van uw vitaal belang, (bv. met politiediensten in geval van een vermissing van een cliënt, en dit onder de vorm van een vermissingsfiche die persoonsgegevens van de cliënt bevat die relevant kunnen zijn in het kader van opsporing, zoals uiterlijke kenmerken, contactgegevens en relevante medische gegevens), of

·         wanneer u daarin uitdrukkelijk heeft toegestemd (bv. mededeling aan een familielid dat geen vertegenwoordiger is, aan een vriend(in), …).

Hoe lang worden deze gegevens bewaard?

We bewaren uw actief cliëntendossier maximaal 5 jaar na beëindiging van de dienstverlening.

Uw huisarts bewaart uw medische gegevens gedurende de wettelijke termijn van 30 jaar.

Wat zijn uw privacy-rechten?

·         Recht op inzage en een kopie.
U heeft het recht om in overeenstemming met de regelgeving te weten welke persoonsgegevens we van u hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. U heeft ook het recht om van deze informatie een gratis kopie te krijgen. De BelRai inschalingen kan u via https://www.mijngezondheid.belgie.be/#/ raadplegen.

·         Recht op aanpassing van gegevens.
Wanneer u van oordeel bent dat bepaalde persoonsgegevens van u onjuist of niet volledig zijn dan heeft u het recht om dit ons te melden. In het geval we vaststellen dat het effectief over een onjuist (bv. administratief) of onvolledig persoonsgegeven gaat, passen wij dit aan en zorgen wij er in principe ook voor dat anderen waarmee uw gegevens worden gedeeld daarvan op de hoogte worden gebracht.

·         Recht op beperking.
Indien u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, heeft u het recht om te vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen gedurende de periode die De Medemens nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad incorrect zijn, worden ze aangepast en stellen we u hiervan op de hoogte.

·         Recht op intrekking toestemming.
Indien de verwerking van persoonsgegevens uitsluitend gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde weer in te trekken voor de verdere verwerking in de toekomst.

Deze rechten zijn van toepassing tenzij een wettelijke beperking van toepassing is.

Cliëntenadministratie

Ondersteunend aan het zorgproces verwerken we uw persoonsgegevens in onze administratieve processen. Dit omvat onder meer identificatie, facturatie, terugbetalingen van ziekenfondsen en/of zorgkassen en aangiften aan de overheid.

Specificering
Welke gegevens verzamelen we over u in het kader van cliëntenadministratie?

Volgende categorieën van gegevens worden bewaard voor de cliëntenadministratie:

·         Identificatie- en contactgegevens (en in voorkomend geval de identificatie- en contactgegevens van uw wettelijke vertegenwoordiger);

·         Uw Rijksregisternummer of INSZ-nummer;

·         Contactgegevens van contactpersonen, bewindvoerder, lasthebber, vertrouwenspersonen (e-mailadres, telefoonnummer, …);

·         Ziekenfonds-, zorgkas- en verzekeringsgegevens;

·         Gegevens over de verstrekte gezondheidsdiensten en woondiensten;

·         Sociale gegevens;

·         Evt. financiële gegevens;

·         Evt. identiteitskaart.

Waarom verzamelen we deze gegevens?

De Medemens verzamelt deze gegevens om haar administratieve verplichtingen uit te voeren, zoals het aanrekenen van de prestaties die zijn verleend door De Medemens. De gegevens worden verzameld op grond van uw overeenkomst met De Medemens. Gegevens over uw gezondheid worden daarbij bewaard omdat dit noodzakelijk is voor het beheer van de gezondheidsdiensten en een correcte aanrekening van de prestaties.

Worden deze gegevens met anderen gedeeld?

Deze gegevens worden in principe enkel gedeeld met sociale zekerheidsinstanties, met uw ziekenfonds, zorgkas en/of aanvullende verzekeringen.

In geval van wanbetaling, worden bepaalde gegevens ook gedeeld met een advocaat en/of gerechtsdeurwaarder voor de gerechtelijke invordering van de factuur.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

In het kader van cliëntenadministratie in De Medemens worden de gegevens gedurende 7 jaar bewaard.

Wat zijn uw privacy-rechten?

·         Recht op inzage en een kopie.
U heeft het recht om in overeenstemming met de regelgeving te weten welke persoonsgegevens we van u hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. U heeft ook het recht om van deze informatie een gratis kopie te krijgen.

·         Recht op aanpassing van gegevens.
Wanneer u van oordeel bent dat bepaalde persoonsgegevens van u onjuist of niet volledig zijn dan heeft u het recht om dit ons te melden. In het geval we vaststellen dat het effectief over een onjuist (bv. administratief) of onvolledig persoonsgegeven gaat, passen wij dit aan en zorgen wij er in principe ook voor dat anderen waarmee uw gegevens worden gedeeld daarvan op de hoogte worden gebracht.

·         Recht op beperking.
Indien u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, heeft u het recht om te vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen gedurende de periode die De Medemens nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad incorrect zijn, worden ze aangepast en stellen we u hiervan op de hoogte.

·         Recht op intrekking toestemming.
Indien de verwerking van persoonsgegevens uitsluitend gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde weer in te trekken voor de verdere verwerking in de toekomst.

Deze rechten zijn van toepassing tenzij een wettelijke beperking van toepassing is.

Sociale dienstverlening

De sociale dienst van De Medemens informeert en leidt cliënten toe naar het meest passende woonzorgaanbod en informeert, adviseert en ondersteunt cliënten in financieel-administratieve aangelegenheden.

Om deze diensten mogelijk te maken verwerken we persoonsgegevens.

Specificering
Welke gegevens verzamelen we over u in het kader van sociale zorg?

De sociale dienst van De Medemens bewaart volgende categorieën van gegevens:

·         Identificatie- en contactgegevens (en in voorkomend geval de identificatiegegevens van uw wettelijke vertegenwoordiger);

·         (Contact)gegevens van familieleden/vertrouwenspersonen;

·         Rijksregisternummer of INSZ-nummer;

·         Gegevens over de ziekenfonds, zorgkas en verzekerbaarheid;

·         Gegevens over uw gezondheid en leefgewoonten;

·         Gegevens met betrekking tot de zorg;

·         Sociale gegevens zoals woonsituatie en familiale situatie;

·         Financiële gegevens;

·         Gegevens over opleiding en beroep.

De sociale dienst van De Medemens verzamelt deze gegevens enkel voor zover dit noodzakelijk is in het kader van de sociale dienstverlening specifiek aan u als cliënt.

Waarom verzamelen we deze gegevens?

De sociale dienst van De Medemens verzamelt deze gegevens om adequate sociale zorg te kunnen verlenen.

De gegevens worden verzameld en bewaard ter uitvoering van de wettelijke opdracht inzake sociale dienstverlening van De Medemens en/of ter uitvoering van de overeenkomst  die er tussen u en De Medemens bestaat of op grond van uw uitdrukkelijke toestemming met die bewaring en verzameling. Gegevens over uw gezondheid en gerechtelijke gegevens (bv. aanstelling bewindvoerder) worden specifiek bewaard omdat dit noodzakelijk is om sociale diensten aan u te kunnen verlenen.

Worden deze gegevens met anderen gedeeld?

De sociale dienst staat in contact met verschillende externe zorg- en hulpverleners, precies om de sociale dienstverlening mogelijk te maken. Enkel wanneer dit noodzakelijk is om adequate sociale zorg te kunnen bieden, worden uw gegevens gedeeld met één van volgende actoren:

·         Externe zorg- en/of hulpverlener(s): bv. huisarts, thuisverpleegkundige, thuiszorg, revalidatiecentrum, …

·         Mantelzorgers;

·         Overheidsdiensten, zoals het OCMW of de FOD Sociale Zekerheid voor bv. uitkeringen, aanvragen voor verhoogde tussenkomst;

·         Ziekenfonds of zorgkas;

·         Diensten voor levenseinde.

Hoe lang worden deze gegevens bewaard?

De Medemens bewaart uw sociale gegevens, gedurende 5 jaar na het beëindigen van de zorgrelatie.

Wat zijn uw privacy-rechten?

·         Recht op inzage en een kopie.
U heeft het recht om in overeenstemming met de regelgeving te weten welke persoonsgegevens we van u hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. U heeft ook het recht om van deze informatie een gratis kopie te krijgen.

·         Recht op aanpassing van gegevens.
Wanneer u van oordeel bent dat bepaalde persoonsgegevens van u onjuist of niet volledig zijn dan heeft u het recht om dit ons te melden. In het geval we vaststellen dat het effectief over een onjuist (bv. administratief) of onvolledig persoonsgegeven gaat, passen wij dit aan en zorgen wij er in principe ook voor dat anderen waarmee uw gegevens worden gedeeld daarvan op de hoogte worden gebracht.

·         Recht op beperking.
Indien u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, heeft u het recht om te vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen gedurende de periode die De Medemens nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad incorrect zijn, worden ze aangepast en stellen we u hiervan op de hoogte.

·         Recht op intrekking toestemming.
Indien de verwerking van persoonsgegevens uitsluitend gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde weer in te trekken voor de verdere verwerking in de toekomst.

Deze rechten zijn van toepassing tenzij een wettelijke beperking van toepassing is.

Klachtenregistratie

Elke cliënt van De Medemens heeft het recht om een klacht neer te leggen bij de directeur van de voorziening. De directeur, zal de klacht samen met de in het kader van de klacht verzamelde gegevens, waaronder persoonsgegevens, bijhouden in een klachtendossier. De directeur, bewaakt de toegang tot het dossier. In bepaalde gevallen worden klachten ook behandeld door de juridische dienst.

Specificering
Welke gegevens verzamelen we over u in het kader van uw klachtenregistratie?

In het geval er in uw specifiek dossier een klacht is, verzamelt De Medemens – in functie van wat nodig is voor de behandeling van uw klacht – volgende gegevens:

·         Identificatie- en contactgegevens (en in voorkomend geval de identificatiegegevens van uw wettelijke vertegenwoordiger);

·         Gegevens met betrekking tot de zorg;

·         Evt. gezondheidsgegevens;

·         Evt. financiële gegevens;

·         Evt. gegevens over familieleden.

Waarom verzamelen we deze gegevens?

De Medemens verzamelt deze gegevens om uw klacht adequaat te kunnen opvolgen en behandelen.

Worden deze gegevens met anderen gedeeld?

Wanneer het noodzakelijk is voor een adequate behandeling van uw klacht, is het mogelijk dat uw gegevens worden gedeeld met een of meer van volgende actoren:

·         De zorgverlener over wie de klacht gaat;

·         De CRA (coördinerend en raadgevend arts) van de voorziening;

·         Een professioneel raadgever van De Medemens (bv. advocaat,…);

·         Een verzekeraar;

·         Een externe leverancier (bv.  wasserij, apotheek,..).

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

De gegevens worden bewaard gedurende de periode die nodig is om de klacht te kunnen behandelen, met een maximale bewaartermijn van 1 jaar na afhandeling van de klacht.

Wat zijn uw privacy-rechten?

·         Recht op inzage en een kopie.
U heeft het recht om in overeenstemming met de regelgeving te weten welke persoonsgegevens we van u hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. U heeft ook het recht om van deze informatie een gratis kopie te krijgen.

·         Recht op aanpassing van gegevens.
Wanneer u van oordeel bent dat bepaalde persoonsgegevens van u onjuist of niet volledig zijn dan heeft u het recht om dit ons te melden. In het geval we vaststellen dat het effectief over een onjuist (bv. administratief) of onvolledig persoonsgegeven gaat, passen wij dit aan en zorgen wij er in principe ook voor dat anderen waarmee uw gegevens worden gedeeld daarvan op de hoogte worden gebracht.

·         Recht op beperking.
Indien u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, heeft u het recht om te vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen gedurende de periode die De Medemens nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad incorrect zijn, worden ze aangepast en stellen we u hiervan op de hoogte.

·         Recht op intrekking toestemming.
Indien de verwerking van persoonsgegevens uitsluitend gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde weer in te trekken voor de verdere verwerking in de toekomst.

Deze rechten zijn van toepassing tenzij een wettelijke beperking van toepassing is.

Medewerkers

Wanneer u bij De Medemens in dienst treedt worden er een aantal persoonsgegevens van u verwerkt. Dit maakt deel uit van de uitoefening van de arbeidsovereenkomst die u bij ons aangaat.

Specificering
Welke gegevens verzamelen we over u?

·         Identificatiegegevens;

·         Rijksregisternummer of INSZ-nummer;

·         Persoonlijke kenmerken (gegevens zoals leeftijd, geslacht, burgerlijke staat, taal,…);

·         Samenstelling van het gezin;

·         Gegevens over opleiding en vorming;

·         Beroep en betrekking;

·         Gegevens over verzekerbaarheid;

·         Financiële gegevens.

Waarom verzamelen we deze gegevens?

Het eerste luik waarvoor we uw persoonsgegevens nodig hebben is in het kader van personeelsadministratie. Om aan bepaalde door de overheid opgelegde administratieve verplichtingen te kunnen voldoen moeten we als werkgever een aantal persoonsgegevens van u wettelijk verwerken om u in dienst te kunnen nemen.

In de tweede plaats hebben we deze persoonsgegevens nodig om als werkgever te kunnen voldoen aan onze verplichtingen ten opzichte van u als werknemer. Bijvoorbeeld voor het uitbetalen van uw loon.

Ook in kader van loopbaanopvolging is het noodzakelijk dat we sommige persoonsgegevens van u bewaren. Bijvoorbeeld om te kunnen beoordelen of u in aanmerking komt voor een toeslag of premie.

Worden deze gegevens met anderen gedeeld?

·         De Medemens werkt samen met bepaalde sociale partners. Dit is voor doeleinden van loonadministratie.
Indien nodig worden uw persoonsgegevens dan ook voor diezelfde doeleinden gedeeld met deze sociale partners.

·         Om aan bepaalde wettelijk opgelegde administratieve verplichtingen te voldoen, deelt De Medemens bepaalde persoonsgegevens met de overheid.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

Persoonsgegevens van werknemers worden bijgehouden zolang hun arbeidsovereenkomst met onze organisatie duurt. Sociale documenten dienaangaande worden, conform de toepasselijke wetgeving, tot 5 jaar na het ten einde nemen van de arbeidsovereenkomst bijgehouden.

Fiscale documenten worden bijgehouden gedurende 7 jaar.

Wat zijn uw privacy-rechten?

·         Recht op inzage en een kopie.
U heeft het recht om in overeenstemming met de regelgeving te weten welke persoonsgegevens we van u hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. U heeft ook het recht om van deze informatie een gratis kopie te krijgen.

·         Recht op aanpassing van gegevens.
Wanneer u van oordeel bent dat bepaalde persoonsgegevens van u onjuist of niet volledig zijn dan heeft u het recht om dit ons te melden. In het geval we vaststellen dat het effectief over een onjuist (bv. administratief) of onvolledig persoonsgegeven gaat, passen wij dit aan en zorgen wij er in principe ook voor dat anderen waarmee uw gegevens worden gedeeld daarvan op de hoogte worden gebracht.

·         Recht op beperking.
Indien u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, heeft u het recht om te vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen gedurende de periode die De Medemens nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad incorrect zijn, worden ze aangepast en stellen we u hiervan op de hoogte.

·         Recht op vergetelheid
Indien u dit wenst heeft u het recht om van ons te vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen. Wij zullen dan op uw verzoek ingaan zonder onredelijke vertraging.

·         Recht op overdraagbaarheid
U kan van ons vragen om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en deze over te dragen aan een andere verantwoordelijke.

Deze rechten zijn van toepassing tenzij een wettelijke beperking van toepassing is.

Sollicitanten

Wanneer u solliciteert bij De Medemens zal u een bepaald proces doorlopen. Voor dit sollicitatieproces is het nodig dat wij bepaalde persoonsgegevens van u vragen om te kunnen oordelen of we u als medewerker in ons team kunnen verwelkomen.

Specificering
Welke gegevens verzamelen we over u?

·         Identificatiegegevens;

·         Persoonlijke kenmerken (gegevens zoals leeftijd, geslacht, burgerlijke staat, taal,…);

·         Samenstelling van het gezin;

·         Gegevens over opleiding en vorming;

·         Beroep en betrekking.

Waarom verzamelen we deze gegevens?

In de eerste plaats bewaren we bepaalde persoonsgegevens om met u contact op te kunnen nemen in kader van een gesprek dat heeft plaatsgevonden of nog zal plaatsvinden.
In de tweede plaats verzamelen we uw persoonsgegevens om correct te kunnen oordelen of u over de nodige vaardigheden en kennis beschikt om de functie uit te oefenen waarvoor u zich aanbiedt. Om hier een correct beeld van te schetsen kunnen wij u soms vragen om bepaalde documenten voor te leggen die dit mogelijk bewijzen.

Worden deze gegevens met anderen gedeeld?

Deze gegevens blijven binnen de organisatie van De Medemens en worden niet gedeeld met andere partijen.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

We bewaren uw gegevens uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure indien u de functie waarvoor u solliciteerde niet heeft gekregen.
Indien u toestemt opgenomen te worden in onze wervingsreserve, worden uw persoonsgegevens verwijderd 1 jaar na het laatste contact.

Wat zijn uw privacy-rechten?

·         Recht op inzage en een kopie.
U heeft het recht om in overeenstemming met de regelgeving te weten welke persoonsgegevens we van u hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. U heeft ook het recht om van deze informatie een gratis kopie te krijgen.

·         Recht op aanpassing van gegevens.
Wanneer u van oordeel bent dat bepaalde persoonsgegevens van u onjuist of niet volledig zijn dan heeft u het recht om dit ons te melden. In het geval we vaststellen dat het effectief over een onjuist (bv. administratief) of onvolledig persoonsgegeven gaat, passen wij dit aan en zorgen wij er in principe ook voor dat anderen waarmee uw gegevens worden gedeeld daarvan op de hoogte worden gebracht.

·         Recht op beperking.
Indien u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, heeft u het recht om te vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen gedurende de periode die De Medemens nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad incorrect zijn, worden ze aangepast en stellen we u hiervan op de hoogte.

·         Recht op vergetelheid
Indien u dit wenst heeft u het recht om van ons te vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen. Wij zullen dan op uw verzoek ingaan zonder onredelijke vertraging

·         Recht op overdraagbaarheid
U kan van ons vragen om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en deze over te dragen aan een andere verantwoordelijke.

Deze rechten zijn van toepassing tenzij een wettelijke beperking van toepassing is.

Vrijwilligers

Wanneer u als vrijwilliger samenwerkt met De Medemens zullen er een aantal persoonsgegevens van u worden gevraagd om een vlotte samenwerking te kunnen organiseren. 

Specificering
Welke gegevens verzamelen we over u?

·         Identificatiegegevens;

·         Persoonlijke kenmerken (gegevens zoals leeftijd, taal,...);

·         Status, beroep en betrekking;

·         Rijksregisternummer of INSZ-nummer;

·         Verzekerbaarheid

·         Evt. financiële gegevens.

Waarom verzamelen we deze gegevens?

Uw persoonsgegevens worden verzameld om samenwerkingsafspraken te maken en uit te voeren, alsook om u op de hoogte te houden van  vrijwilligersactiviteiten zoals bijscholingen, vrijwilligersraden en feestelijke bijeenkomsten. 

Worden deze gegevens met anderen gedeeld?

Deze gegevens blijven binnen de organisatie van De Medemens en worden niet gedeeld met andere partijen. Enkel in kader van een schadegeval waarbij ook effectieve schade werd vastgesteld kunnen gegevens worden doorgegeven aan de verzekeringsmaatschappij.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

We bewaren uw gegevens gedurende de looptijd van de samenwerking. Wanneer de samenwerking tot een einde komt worden uw gegevens verwijderd, uiterlijk 1 jaar na het beëindigen van de samenwerking.

Wat zijn uw privacy-rechten?

·         Recht op inzage en een kopie.
U heeft het recht om in overeenstemming met de regelgeving te weten welke persoonsgegevens we van u hebben, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. U heeft ook het recht om van deze informatie een gratis kopie te krijgen.

·         Recht op aanpassing van gegevens.
Wanneer u van oordeel bent dat bepaalde persoonsgegevens van u onjuist of niet volledig zijn dan heeft u het recht om dit ons te melden. In het geval we vaststellen dat het effectief over een onjuist (bv. administratief) of onvolledig persoonsgegeven gaat, passen wij dit aan en zorgen wij er in principe ook voor dat anderen waarmee uw gegevens eventueel worden gedeeld daarvan op de hoogte worden gebracht.

·         Recht op beperking.
Indien u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, heeft u het recht om te vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen gedurende de periode die De Medemens nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad incorrect zijn, worden ze aangepast en stellen we u hiervan op de hoogte.

Deze rechten zijn van toepassing tenzij een wettelijke beperking van toepassing is.

Camerabeveiliging

De Medemens heeft op bepaalde plaatsen van de gebouwen beveiligingscamera’s geplaatst om de veiligheid in en rond onze gebouwen te garanderen.

Specificering
Welke gegevens verzamelen we over u in het kader van camerabeveiliging?

De camera’s maken beelden van bepaalde plaatsen van De Medemens, waarbij het mogelijk is dat u, als bezoeker/cliënt van het De Medemens ook wordt gefilmd.

Waarom verzamelen we deze gegevens?

De Medemens verzamelt camerabeelden op grond van ons gerechtvaardigd belang om te voorzien in de veiligheid van iedereen binnen De Medemens.

Het cameratoezicht binnen De Medemens maakt deel uit van het veiligheidsplan. Bewakingscamera’s worden binnen De Medemens uitsluitend gebruikt in functie van volgende doelstellingen:

·         het beschermen van de veiligheid en gezondheid van cliënten, medewerkers, studenten en bezoekers van De Medemens;

·         het beschermen van de integriteit en goederen van cliënten, medewerkers, studenten en bezoekers van De Medemens;

·         het beveiligen van eigendommen van De Medemens die zich in gebouwen of op terreinen bevinden (bewaking in het kader van diefstal en vandalisme);

·         het controleren van de toegang tot gebouwen;

·         medewerking verlenen aan politie / justitie bij het onderzoek van misdrijven.

Worden deze gegevens met anderen gedeeld?

De beeldopnamen worden niet langer dan 7 dagen bewaard, tenzij de opgenomen beelden kunnen dienen om

·         een misdrijf aan te tonen;

·         een bewijs te leveren van schade of overlast;

·         een bewijs te leveren tegen een dader;

·         een getuige of slachtoffer te identificeren.

·         Dit geldt niet voor camera’s zonder opslag van beelden (hier worden dus geen beelden bewaard).

Wat zijn uw privacy-rechten?

·         Recht op inzage en een kopie
U heeft het recht om de beelden die wij van u gemaakt hebben, te bekijken. Omdat er op het beeldmateriaal ook andere gegevens van andere personen worden verwerkt zullen we per verzoek beoordelen in welke mate we er gevolg aan kunnen geven zonder de privacy van die andere personen te schenden. Uw verzoek moet gemotiveerd zijn, dat wil zeggen dat u moet toelichten waarom u deze inzage vraagt.

Deze rechten zijn van toepassing tenzij een wettelijke beperking van toepassing is.

Bezoek aan de De Medemens website

De Medemens heeft een website waarop u informatie over de dienstverlening van De Medemens kan vinden.

Specificering
Welke gegevens verzamelen we over u in het kader van uw bezoek aan de website?

Als u onze website bezoekt, dan verwerken wij gegevens aan de hand van cookies.
Cookies zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website worden opgeslagen op het apparaat waarmee u onze website bezoekt, zoals een computer, tablet, smartphone of smartwatch. Waar we het hierna hebben over “cookies”, bedoelen we daarmee ook andere vergelijkbare technieken.

Cookies brengen de veiligheid van uw computer niet in gevaar. We maken onderscheid tussen verschillende soorten cookies:

·         Functionele cookies
Deze zijn nodig voor een goede werking van de website. Ze zorgen er bijvoorbeeld voor dat u snel en correct de gewenste informatie kan zien, elke keer dat u onze website bezoekt. Voor het plaatsen van functionele cookies hoeft geen toestemming te worden gevraagd.

·         Analytische cookies

Deze gebruiken we om te analyseren hoe onze website wordt gebruikt, bijvoorbeeld hoe vaak onze website wordt bezocht, op welke pagina u op onze website aankomt, op welke pagina’s het meest wordt geklikt. Als de analytische cookies geen grote impact op de privacy hebben, hoeft er geen toestemming te worden gevraagd, anders wel.

·         Social media plug-in cookies
Social media plug-in cookies worden gebruikt om op onze website content van social media te tonen. Voor het plaatsen van deze cookies vragen wij uw toestemming.

Waarom verzamelen we deze gegevens?

Het gebruik van cookies maakt het mogelijk om uw webbrowser te herkennen. Hierdoor hoeft de bezoeker niet steeds opnieuw gegevens in te voeren, voorkeuren aan te geven, of instellingen aan te passen. De Medemens mag deze cookies gebruiken omdat we een gerechtvaardigd belang hebben. Enerzijds kunnen we door het gebruik van de cookies de website beter laten werken en krijgen we inzicht in het bezoekersgedrag op de website. Anderzijds kunnen we die informatie gebruiken om uw bezoek aan onze website makkelijker en aangenamer te maken.

Hoe lang worden deze gegevens bewaard?

Zie bewaartermijnen bij de vermelde cookies.

Met wie worden deze gegevens gedeeld?

Voor het gebruik van de analytische cookies delen we de gegevens met Google.

Wat zijn uw privacy-rechten?

Cookies waarvoor u toestemming heeft gegeven:

U kan de analytische cookies weigeren. Als u wil weten welke cookies op uw toestel zijn geplaatst of als u deze ook wenst te verwijderen, dan kan u hiervoor een instelling in uw browser gebruiken. Via de links hieronder vind u meer uitleg over hoe u dit moet doen.

Firefox: https://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-verwijderen-gegevens-wissen-websites-opgeslagen

Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=nl

Safari: https://support.apple.com/kb/ph21411?locale=nl_NL

Internet explorer: https://support.microsoft.com/nl-be/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies

Deze rechten zijn van toepassing tenzij een wettelijke beperking van toepassing is.

De Medemens Wifinetwerk

Bij uw bezoek aan De Medemens of bij verblijf in een voorziening van De Medemens kan u gratis gebruik maken van het Wifi netwerk van De Medemens.

Specificering
Welke gegevens verzamelen we over u in het kader van uw gebruik van De Medemens Wifi?

Wanneer u tijdens uw bezoek aan een van de woonzorgvoorzieningen van De Medemens, gebruik maakt van het Wifi netwerk worden volgende gegevens van u verzameld:

·         Identificatienummer van uw toestel;

·         Uw surfgedrag.

Waarom verzamelen we deze gegevens over u?

De Medemens verzamelt deze gegevens vanuit haar gerechtvaardigd belang om eventueel misbruik van het netwerk te voorkomen. Mochten er illegale activiteiten plaatsvinden vanuit ons wifinetwerk, dan kunnen we de toegang blokkeren van het apparaat waarmee u gebruik maakt van ons netwerk.

Worden deze gegevens met anderen gedeeld?

Deze gegevens worden in principe niet met anderen gedeeld, tenzij er op illegale wijze gebruik wordt gemaakt van het netwerk. In dat geval kunnen de gegevens worden doorgegeven aan de gerechtelijke overheden en desgevallend onze professionele raadgevers.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

De verzamelde gegevens worden na een jaar verwijderd.

Wat zijn uw privacy-rechten?

We koppelen de verzamelde gegevens niet aan uw identiteit. We kunnen dus geen rechten toepassen, tenzij u sluitend kan en wil aantonen welke van de verzamelde gegevens van u afkomstig zijn.

De Medemens behoudt zich het recht voor om zijn privacyreglement te allen tijde te wijzigen.